إدارة الاجتماعات (خطوات الاجتماع الجيد )

هناك اعتقاد سائد بأن عقد الاجتماعات وفضها وتسجيل وتوزيع وقائعها من المسائل البديهية التي لا تحتاج إلى كبير عناء. ولعل ما نعانيه الآن من مشاكل إدارية في كثير من المؤسسات في القطاعات الثلاثة يؤكد حقيقة أن الاجتماعات ليست بهذا المستوى من البساطة والسهولة ولعل أوضح المشكلات فيما يتعلق بالاجتماعات يتمثل في :

المشاركين يخشون من ضياع الوقت فيتجنبون الاجتماعات .
الأداء في بعض المؤسسات يتأثر سلباً بكثرة الاجتماعات وطولها .
انعقاد الاجتماعات فرصة سانحة للتسيب .
الاجتماعات تتخبط ولا تحقق أغراضها .
بند "المواضيع الأخرى" في أجندة الاجتماعات يتم استغلاله لإضاعة الوقت والى تمديد النقاش في موضوعات لا صلة للاجتماع بها .
عدم الالتزام بمواعيد بداية ونهاية الاجتماعات

إن الاجتماع الفاشل مضيعة للوقت والمال وذلك لأنه يبتعد عن غرضه أو يحضره أشخاص غير المعنيين بغرضه. أما الاجتماع الناجح فهو ذلك الاجتماع الذي يحقق نتائج اكبر بكثير من النتائج التي يحققها المجتمعون فرادى.

أنواع وأغراض الاجتماعات:

1 ) الاجتماع التنويري:

يعقد بغرض التنوير فقط بما تم إنجازه من عمل أو بموقف التنفيذ فى نشاط ما أو لنقل أو تعديل في منشط أو سياسة ما.

2 ) الاجتماعات الدورية (التشاور وتبادل المعلومات):

تعقد بشكل منتظم في حالة المشروعات والمناشط وعادة يقدم كل شخص مسئول عن مشروع أو مهمة ما إفادة بالموقف الراهن وسير التنفيذ. وتنتهي هذه الاجتماعات عادة بالتخطيط المشترك لما سوف يتم إنجازه حتى موعد الاجتماع القادم حسب الخطة العامة المتفق عليها.

3 ) اجتماعات لتحديد المشاكل والمعوقات:

تعقد بغرض التعرف على المشاكل أو تحديدها أو توقعها أو التعرض لكيفية معالجتها.

4) اجتماعات لحل المشكلات:

وهى تعقد لحل مشكلة أو أكثر وعادة ما يتم ذلك على مرحلتين: المرحلة الأولى لاستنباط الأفكار وطرح المقترحات والمرحلة الثانية لتقييم المقترحات المطروحة واختيار أصلحها.

5) اجتماعات التقييم واتخاذ القرار:

هي الاجتماعات التي تتخذ فيها القرارات (لجنة التسيير/مجلس الإدارة) وذلك بأن تكون هناك أجندة معدة بشكل محدد تشمل القرارات المتوقع أن تصدر استناداً على مادة مكتوبة ترسل للمجتمعين قبل وقت كاف.

6 ) اجتماعات تنفيذ القرارات:

وتعقد هذه الاجتماعات لتنفيذ الخطط المجازة حيث تكون المهام قد حددت والقرارات قد اتخذت مسبقاً وتم تحديد الأشخاص المسئولين عن التنفيذ والزمن والظروف المطلوبة للتنفيذ.

النواحي التنظيمية والإجرائية في الاجتماعات:

لإنجاح الاجتماعات لابد من مراعاة بعض النواحي التنظيمية والإجرائية فى مختلف المراحل:

1 - مرحلة ما قبل الاجتماع:

التحضير الجيَد يزيد من فرصة نجاح الاجتماع إذا ما أدى كل مشارك دوره بفعالية. وفيما يلي أدوار العناصر الأساسية في الاجتماعات:

(أ) صاحب الدعوة للاجتماع:

توزيع الدعوة للاجتماع قبل وقت كاف على أن تشمل الأتي:

الغرض من الاجتماع .
التاريخ .
المكان .
الأجندة .
المدة التي سيستغرقها الاجتماع .
نوع التجهيزات المتوقعة من كل مشارك .
وقائع الاجتماع السابق (إن وجدت أو لم يتم توزيعها) .
يطلب من المشاركين تأكيد الحضور إذا كان ذلك ممكناً .
التجهيزات المكانية(القاعة, المقاعد, الكهرباء, المأكولات والمشروبات، أجهزة العرض, موافقة السلطات) .

(ب) المشاركون:

أن يكون لديك ما تشارك به وإلا فاعتذر .
إذا كنت ترغب فى الحضور ولا تستطيع رشح شخصاً مناسباً بدلاً عنك .
أقترح تعديلات على الأجندة أن لم تكن مناسبة لغرض الاجتماع .
خطط لمشاغلك الأخرى بطريقة تمكنك من حضور الاجتماع فى الوقت المحدد وبشكل مريح .
تأكد من أن لا شئ سوف يزعجك أثناء الاجتماع .
راجع وقائع الاجتماع السابق وأسأل نفسك (هل أديت ما أوكل إلىَ فى الاجتماع السابق) .
كن مستعداً لموضوعات الاجتماع, أمض بعض الوقت فى قراءة المذكرات والمواد التي أرسلت إليك .

2- أثناء الاجتماع:

هناك أدوار محددة للأفراد المشاركين في الاجتماعات أثناء انعقاد الاجتماع على النحو التالي:

1) القائد الرسمي

يقوم القائد الرسمي بافتتاح الاجتماع ويوضح الغرض منه وتعريف المشاركين على الميسر وضابط الوقت ومسجل الوقائع والحصول على موافقتهم في الكيفية التي يتم بها قيام كل بعمله وفى النهاية يقوم بإنهاء الاجتماع.

2) الميسر

هو الشخص الذي يقوم بدور المنظم المحايد وذلك بمساعدة المشاركين فى الاجتماع على التركيز على محتوى وأهداف الاجتماع وكيفية تسيير الاجتماع. ويكون الميسر مسئولا عن إدارة النقاش بشكل متوازن مع حماية الأفراد من الاتهامات والهجوم الشخصي.

3) المسجل (المقرر)

هو الشخص الذي يقوم بتسجيل وقائع الاجتماع والقرارات التى تم إصدارها وتقديم ملخص بذلك نهاية الاجتماع.

4) ضابط الوقت

هو الشخص الذي يقوم بالحصول على موافقة المشاركين فى بداية الاجتماع على الجدول الزمني لكل بند ومتابعة تنفيذ البرنامج الزمني على النحو الذي أتفق عليه.

5) المراقب

أحياناً يكون هناك مراقبين في بعض الاجتماعات وظيفتهم ليست الحكم على محتوى الاجتماع ولكن بتقديم مقترحات لتحسين أداء المجموعات في الاجتماعات القادمة. والمراقب غير مسموح له بالمشاركة في الاجتماع بل يؤدى دوره في صمت حيث يراقب العلاقات والمعاملات بين المشاركين في الاجتماع وكيفية تكوين الأفكار وطريقة القيادة.

6) المشارك

هو الشخص الذي يشارك في الاجتماع دون أن يقوم بأي من الأدوار السابقة.

الإتفاق على الأسس والقواعد:

من الضروري جداً أن تتفق المجموعة على القواعد والأسس الخاصة بالإجراءات التي تساعد على إنجاح الاجتماعات ومن هذه القواعد:

بداية ونهاية الاجتماعات في الوقت المتفق عليه حسب الجدول.
أسرد الحقائق أو الأحداث قبل طرح الأسئلة.
للوصول إلى قرار بشأن ما, أكتب اقتراحك بشكل واضح ومحدد، ثم قدمه للمجموعة وتحمل المسئولية في الحصول على موافقة كل الأطراف المشاركة.
ذكر الأسماء والأماكن المعينة عند التحدث عن مشكلة أو موضوع معين.
أضف شيئاً جديداً عندما تتحدث.
لا تنغمس في مناقشات جانبية.
تقاسم وقت الحديث مع الآخرين.
كن مرناً.

خطوات الاجتماع الجيد

أ) قبل الاجتماع:

خطط للاجتماع بشكل جيد: من, ماذا, متى, لماذا وكم؟
إعداد الأجندة وإرسالها مقدماً لكل المشاركين.
إذا كنت المسئول أحضر مبكراً يوم الاجتماع وتأكد من أن كل التجهيزات قد تمت بالشكل المطلوب.

ب) في بداية الاجتماع:

أبدأ في الوقت المحدد حتى لا تعاقب من حضروا فى الزمن وتحفز من تأخروا بانتظارهم.
ادعوا الحاضرين لتعريف أنفسهم وتوضيح توقعاتهم من الاجتماع.
حدد الأشخاص الذين يقومون بالأدوار الخمسة .
قدم الأجندة وأجرى التعديلات اللازمة إذا أستدعى الأمر.
ضع إطار زمني واضح لكل عنصر من عناصر الاجتماع. وأعط الأولوية للموضوعات ذات الأهمية القصوى ثم الأقل أهمية.
خصص وقتاً للراحة، تناول الشاي، تناول الطعام والصلوات إذا تطلب الأمر.
خذ موافقة كل المشاركين على النقاط 3، 4، 5 و6 أعلاه.
راجع ما تم الاتفاق عليه في الاجتماع السابق وما تم تنفيذه منه.

ت) خلال الاجتماع:

ركز في مشكلة أو موضوع واحد في كل مرة.
وزع الفرص بشكل متوازن بين المشاركين.
لخص ما تم التوصل إليه في كل موضوع قبل الإنتقال إلى الموضوع التالي.
التزم ما أمكن بالإطار الزمني المحدد لكل موضوع.
تأكد من التسجيل الدقيق لوقائع الإجتماع على الدفتر المخصص لذلك (ليس على أوراق متفرقة حتى لا يحدث فقدان أو تغيير لبعض وقائع الإجتماع) .
أحصل على توقيعات المشاركين على محضر الإجتماعات قبل إنهاء الإجتماع.
توجه بالشكر للمشاركين في الإجتماع على مشاركتهم.

ث) في نهاية الاجتماع:

راجع الخطوات العملية التالية التي أتفق عليها. تأكد أن كل شخص يعلم ماذا عليه أن يفعل ومتى.
راجع وقائع الاجتماع.
حدد تاريخ ومكان الاجتماع التالي وحدد الأجندة الأولية.
قيم الاجتماع وضع خططاً للتحسين في الاجتماعات القادمة.
أنه الاجتماع بشكل حاسم وإيجابي.
نظافة وإعادة ترتيب مكان الاجتماع.

ج) ما بعد الاجتماع:

قم بإعداد وقائع الاجتماع لتوزيعها على المشاركين.
تأكد من وصول وقائع الإجتماع لكل المعنيين من مشاركين أو كل من له صلة بالقرارات التي اتخذت في الإجتماع.
تابع تنفيذ الخطط والقرارات التي تم الاتفاق عليها تمهيداً للتخطيط للاجتماع القادم.
عند التخطيط للإجتماع التالي تأكد من تجنب كل أخطاء الإجتماعات السابقة.

________
دليل الممارس التنموي